CARA PENULISAN SURAT RASMI DENGAN FORMAT YANG BETUL

 

Surat rasmi ialah surat yang ditulis kepada pihak tertentu bagi tujuan rasmi seperti memohon kebenaran sesuatu.Walaupun zaman telah maju dengan pelbagai maklumat canggih seperti Whatsapp dan lain lain yang canggih surat rasmi tetap berguna dan amat penting bagi kita semua.

*Tulisan untuk surat rasmi hanya boleh guna font Arial saiz 12-14. Dulu times new roman

*Single spacing. Bagi untuk tandatangan, Kena enter 3 kali sahaja

*Tarikh surat tidak perlu masukkan hari bulan kalendar Islam. Hanya Jabatan berkaitan agama Islam sahaja pakai contoh di pejabat agama/zakat.

*Surat yang dituju kepada lelaki atau perempuan tetap guna/pakai panggilan tuan

*Alamat penerima jika satu saja boleh letak di muka pertama. Kalau 2,3 atau lebih perlu diletak seperti di senarai edaran.

*Senarai penerima susunannya diutamakan orang luar dahulu, lepas itu baru dari jabatan dan agensi kita

*Surat keluar kena buat dua (2) salinan

-1 print atas letterhead (hantar ke penerima)

-1 print tanpa letterhead (masuk fail)

Dua dua surat ni kena tanda tangan/sain hidup. Tidak boleh copy. Kalau copy surat tidak laku di mahkamah.(Jika ada perkara berbangkit)

*Fail perlu ditutup jika lebih 100 kandungan atau 4cm, mana yang terdahulu. Pegawai jangan tandatangan tanda tangan/sain surat kalau sudah lebih 100 kandungan .Isi tersebut jadi tidak valid. Contoh kalau surat ada 156 contohnya, jadi 56 kandungan itu akan jadi tidak sah. Yang ini ramai terlepas pandang, boleh baiki lepas ini jika yang terlanjur atau pernah buat.

*Jika kalau fail hilang, buka sampul kecil dan masukkan surat berkaitan disitu. Sampul kecil sah sehingga 3 bulan (90 hari) dan jika hari ke 91 tak jumpa juga, bukak fail baru tajuk yang sama tetapi jilid yg seterusnya.

*Rekod pergerakan fail perlu ada. Boleh pakai kad keluar masuk atau sistem. Tidak kisah asalkan berekod, bagi mengelakkan fail tidak dapat dikesan.

*Fail terbuka (putih) yang hendak dilupuskan, kena atau boleh dihantar senarai ke Arkib dan blh lupus mengikut cadangan Arkib. Kalau fail terhad (fail sulit/fail hijau), perlu rujuk CGSO terlebih dahulu. Setelah turun taraf kepada fail putih baru boleh hantar senarai untuk pelupusan. Jadi kurangkanlah fail hijau jika tiada keperluan.

*Perlu ada dua (2) buku daftar surat. Asingkan untuk surat terbuka dan terperingkat (sulit). Buku blh beli di PNB. 

*Tutup fail tak perlu tulis tarikh. Hanya tulis: DITUTUP. RUJUK JILID 2

Sebab dikanan kulit fail memang ada ruangan yang perlu tulis tarikh fail ditutup. 

*Tutup fail dengan palang (garis merah), dari bucu atas ke bawah tanpa ganggu ruangan tajuk fail. Tulisan didalam garisan boleh warna hitam/biru

*Tajuk dan nombor rujukan dilarang sama sekali kalau kita tampal. Kena tulis tangan baru betul

*Kurangankan penggunaan cop dalam buku servis sebab pernah ada kes, buku kena hujan, semua maklumat hilang cuma nampak beberapa yang tulis dengan tangan saja.

*Disurat tidak boleh diminitkan apa2. Minit di kertas minit. Di surat hanya boleh cop terima sahaja. Walaubagaimanapun menjadi amalan di merata jabatan mengamalkan minit di surat bagi memudahkan membuat rujukan. Saya hanya kongsi info betul dari arkib...jangan marah...hi hi

*Kalau berlaku banjir/kebakaran melibatkan bilik fail melibatkan dokumen, buat laporan ke Arkib

*Kalau buat kursus/bengkel jangan hantar Pembantu Tadbir atau sokongan saja. Pegawai atasan perlu serta sekali. Kalau Pembantu Tadbir saja pergi, balik tidak akan terjadi perubahan, akan ikut budaya lama.Tak berubah....

*****SEMOGA BERMENAFAAT UNTUK SEMUA****