Surat rasmi ialah surat yang ditulis kepada pihak tertentu bagi tujuan rasmi seperti memohon kebenaran sesuatu.Walaupun zaman
telah maju dengan pelbagai maklumat canggih seperti Whatsapp dan lain lain yang canggih surat rasmi tetap
berguna dan amat penting bagi kita semua.
*Tulisan untuk surat rasmi hanya boleh guna font Arial saiz 12-14. Dulu times new roman
*Single
spacing. Bagi untuk tandatangan, Kena enter 3 kali sahaja
*Tarikh
surat tidak perlu masukkan hari bulan kalendar Islam. Hanya Jabatan berkaitan
agama Islam sahaja pakai contoh di pejabat agama/zakat.
*Surat yang dituju kepada lelaki atau
perempuan tetap guna/pakai panggilan tuan
*Alamat penerima jika satu saja boleh
letak di muka pertama. Kalau 2,3 atau lebih perlu diletak seperti di senarai
edaran.
*Senarai penerima susunannya diutamakan
orang luar dahulu, lepas itu baru dari jabatan dan agensi kita
*Surat keluar
kena buat dua (2) salinan
-1 print
atas letterhead (hantar ke penerima)
-1 print
tanpa letterhead (masuk fail)
Dua dua surat ni kena tanda tangan/sain hidup. Tidak boleh copy. Kalau copy surat tidak
laku di mahkamah.(Jika ada perkara berbangkit)
*Fail
perlu ditutup jika lebih 100 kandungan atau 4cm, mana yang terdahulu. Pegawai jangan
tandatangan tanda tangan/sain surat kalau sudah lebih 100 kandungan .Isi
tersebut jadi tidak valid. Contoh kalau surat ada 156 contohnya, jadi 56
kandungan itu akan jadi tidak sah. Yang ini ramai terlepas pandang, boleh baiki
lepas ini jika yang terlanjur atau pernah buat.
*Jika kalau fail hilang, buka sampul kecil
dan masukkan surat berkaitan disitu. Sampul kecil sah sehingga 3 bulan (90
hari) dan jika hari ke 91 tak jumpa juga, bukak fail baru tajuk yang sama
tetapi jilid yg seterusnya.
*Rekod
pergerakan fail perlu ada. Boleh pakai kad keluar masuk atau sistem. Tidak
kisah asalkan berekod, bagi mengelakkan fail tidak dapat dikesan.
*Fail
terbuka (putih) yang hendak dilupuskan, kena atau boleh dihantar senarai ke
Arkib dan blh lupus mengikut cadangan Arkib. Kalau fail terhad (fail sulit/fail
hijau), perlu rujuk CGSO terlebih dahulu. Setelah turun taraf kepada fail putih
baru boleh hantar senarai untuk pelupusan. Jadi kurangkanlah fail hijau jika tiada
keperluan.
*Perlu ada dua
(2) buku daftar surat. Asingkan untuk surat terbuka dan terperingkat (sulit).
Buku blh beli di PNB.
*Tutup fail
tak perlu tulis tarikh. Hanya tulis: DITUTUP. RUJUK JILID 2
Sebab
dikanan kulit fail memang ada ruangan yang perlu tulis tarikh fail
ditutup.
*Tutup fail
dengan palang (garis merah), dari bucu atas ke bawah tanpa ganggu ruangan tajuk
fail. Tulisan didalam garisan boleh warna hitam/biru
*Tajuk dan
nombor rujukan dilarang sama sekali kalau kita tampal. Kena tulis tangan baru
betul
*Kurangankan
penggunaan cop dalam buku servis sebab pernah ada kes, buku kena hujan, semua
maklumat hilang cuma nampak beberapa yang tulis dengan tangan saja.
*Disurat tidak
boleh diminitkan apa2. Minit di kertas minit. Di surat hanya boleh cop terima sahaja.
Walaubagaimanapun menjadi amalan di merata jabatan mengamalkan minit di surat bagi
memudahkan membuat rujukan. Saya hanya kongsi info betul dari arkib...jangan
marah...hi hi
*Kalau
berlaku banjir/kebakaran melibatkan bilik fail melibatkan dokumen, buat laporan
ke Arkib
*Kalau buat
kursus/bengkel jangan hantar Pembantu Tadbir atau sokongan saja. Pegawai atasan
perlu serta sekali. Kalau Pembantu Tadbir saja pergi, balik tidak akan
terjadi perubahan, akan ikut budaya lama.Tak berubah....
*****SEMOGA BERMENAFAAT UNTUK SEMUA****
